Vad är en körpassrapport i taxi och vad måste den innehålla?

Efter varje avslutat körpass ska taxametern skapa en körpassrapport. Det är ett lagkrav från Transportstyrelsen, och rapporten räknas som juridiskt bokföringsmaterial. Den bygger på uppgifter som förarkod, tider och varje enskilt köruppdrag under körpasset, och taxiföraren måste kunna visa upp de två senaste dygnens rapporter om polis eller bilinspektör begär det.
 

Vad säger Transportstyrelsen om körpassrapporter?

Kraven på körpassrapport finns i Transportstyrelsens föreskrifter om taxitrafik och gäller alla taxiförare som kör i taxitrafik med taxameter. Ett körpass definieras som den period då en taxiförare använder ett fordon i taxitrafik, alltså tiden från att föraren loggar in i taxametern till att man loggar ut. Det är den här perioden som ligger till grund för rapporten.
 

Regeln är enkel att komma ihåg: körpassrapporten ska skrivas ut efter varje avslutat körpass, och föraren måste kunna visa upp de två senaste dygnens rapporter vid en polis- eller bilinspektörskontroll. Ett kvitto fungerar annorlunda: taxametern ska alltid skapa ett kvitto per köruppdrag, men om taxametern är godkänd enligt STAFS 2022:2 kan föraren välja mellan pappersutskrift, ingen utskrift, eller ett elektroniskt kvitto, till exempel via mejl eller en kvittohanteringstjänst. Kvittot gäller en resa, körpassrapporten hela arbetspasset.
 

Vilka uppgifter bygger körpassrapporten på?

Taxiföraren ska registrera sin förarkod, koden som finns på framsidan av taxiförarlegitimationen, både när körpasset påbörjas och när det avslutas. Föraren ska också registrera uppgifter om varje köruppdrag och varje körpass i taxametern, i en omfattning som gör att rapporter faktiskt går att skriva ut. I praktiken, hos taxametersystem som Structabs MegTax, byggs körpassrapporten på uppgifter om körsträcka, tider, antal uppdrag och intäkter för hela körpasset.

 
Krav Vad det innebär i praktiken
Definition av körpass
 		 Perioden från inloggning till utloggning i taxametern
 
Registrering av förarkod
 		 Föraren registrerar kod från taxiförarlegitimationen vid start och slut av körpasset
 
Registrering av köruppdrag och körpass
 		 Uppgifter registreras löpande så att rapporter kan skrivas ut
 
Utskrift av körpassrapport
 		 Ska skrivas ut efter varje avslutat körpass
 
Uppvisande vid kontroll
 		 Kopior för de två senaste dygnen ska kunna visas för polis eller bilinspektör
 

Så hanteras rådatan hos Structabs MegTax

I Structabs taxametersystem MegTax skapas körpassrapporten automatiskt efter varje avslutat körpass. Utöver den utskrivna rapporten skickas rådatan från körpasset också vidare digitalt, automatiskt och enligt lag omanipulerbar, till taxiföretagets redovisningscentral (RC). Lagens minimikrav sedan 2017 är att uppgifterna förs över minst en gång i veckan per fordon, men i praktiken sker överföringen betydligt tätare hos anslutna fordon. Eftersom körpassrapporten räknas som bokföringsmaterial omfattas den av bokföringslagens allmänna krav på arkivering, vilket normalt innebär minst sju år.
 

Vad händer om körpassrapporten saknas eller inte kan visas upp?

Kan en taxiförare inte visa upp körpassrapporter för de senaste två dygnen vid en vägkontroll är det ett regelbrott. Därför är det viktigt att taxametersystemet både skriver ut rapporten korrekt efter varje körpass och sparar den lokalt, som en säkerhet om rådatan av någon anledning inte hunnit nå redovisningscentralen ännu.

Vanliga frågor om körpassrapport

Vad är en körpassrapport?

En körpassrapport är ett dokument som taxametern skriver ut efter varje avslutat körpass. Den räknas som juridiskt bokföringsmaterial och sammanställer uppgifter om körsträcka, tider, antal köruppdrag och intäkter för hela körpasset.
 

När måste körpassrapporten skrivas ut?

Taxiföraren ska skriva ut körpassrapporten efter varje avslutat körpass, alltså varje gång föraren loggar ut ur taxametern.
 

Vilka uppgifter innehåller en körpassrapport?

Rapporten bygger på uppgifter taxametern registrerat under körpasset: förarkod, tider för start och slut, antal köruppdrag, körsträcka och intäkter.
 

Hur länge måste en körpassrapport sparas?

Eftersom rapporten räknas som bokföringsmaterial gäller bokföringslagens allmänna krav på arkivering, vilket i normalfallet innebär minst sju år.
 

Vem kan begära att få se körpassrapporten?

Taxiföraren ska kunna visa upp kopior av körpassrapporter för de två senaste dygnen om polis eller bilinspektör begär det vid en kontroll.